Nếu bạn đang vật lộn với danh sách công việc dài vô tận và cảm giác “bận nhưng không hiệu quả”, thì ma trận quản lý thời gian chính là giải pháp. Về cơ bản, đây là một phương pháp đơn giản giúp bạn phân loại mọi nhiệm vụ dựa trên hai yếu tố cốt lõi: mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng, để biết chính xác cần tập trung vào đâu.
Được đặt theo tên của Dwight D. Eisenhower, vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, phương pháp này không chỉ là lý thuyết suông. Ông đã sử dụng chính nguyên tắc này để đưa ra những quyết định trọng đại, từ chiến trường đến Nhà Trắng. Rất nhiều người thất bại vì nhầm lẫn giữa việc “gấp” và việc “quan trọng” – một cái bẫy khiến chúng ta liên tục “chữa cháy” thay vì xây dựng.
Bài viết này sẽ không chỉ định nghĩa, mà còn cung cấp cho bạn một lộ trình rõ ràng để áp dụng ma trận Eisenhower vào thực tế. Bạn sẽ học cách chủ động ưu tiên công việc, loại bỏ những việc vô ích và dành năng lượng cho những gì thực sự tạo ra giá trị.
Hãy cùng đi sâu vào từng góc phần tư để xem bạn có thể bắt đầu giành lại quyền kiểm soát thời gian của mình ngay hôm nay như thế nào.
Định nghĩa Ma trận Quản lý Thời gian (Ma trận Eisenhower)
Ma trận quản lý thời gian Eisenhower hoạt động như thế nào?
Về cơ bản, ma trận quản lý thời gian là gì? Đây là một công cụ, còn được gọi là ma trận Eisenhower, giúp bạn phân loại mọi công việc dựa trên hai tiêu chí: mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng. Thay vì xử lý một danh sách việc làm hỗn loạn, phương pháp này buộc bạn phải dừng lại, đánh giá và sắp xếp nhiệm vụ vào một trong bốn góc phần tư. Mục tiêu cuối cùng là giúp bạn thoát khỏi “vòng xoáy bận rộn” để tập trung vào những hoạt động thực sự tạo ra giá trị và thúc đẩy mục tiêu dài hạn.
Bằng cách trực quan hóa công việc qua lăng kính này, bạn sẽ nhanh chóng nhận ra đâu là việc cần làm ngay, đâu là việc cần lên kế hoạch, việc gì có thể giao cho người khác và việc gì nên loại bỏ hoàn toàn.
Góc phần tư 1: Khẩn cấp & Quan trọng (LÀM NGAY – DO)
Đây là những công việc đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức và có tác động lớn đến mục tiêu của bạn. Chúng thường là các cuộc khủng hoảng, vấn đề cấp bách, hoặc các dự án có hạn chót cận kề. Việc hoạt động liên tục trong góc này sẽ dẫn đến căng thẳng, kiệt sức và cảm giác bạn chỉ đang “chữa cháy” thay vì chủ động xây dựng.
- Ví dụ thực tế: Một trưởng phòng marketing đang chuẩn bị ra mắt chiến dịch lớn thì website đột ngột gặp sự cố kỹ thuật. Việc khắc phục sự cố này là nhiệm vụ thuộc Góc 1: nó vừa khẩn cấp (ảnh hưởng trực tiếp đến lịch ra mắt) vừa quan trọng (thành công của chiến dịch phụ thuộc vào nó).
- Sai lầm thường gặp: Dành toàn bộ thời gian ở Góc 1. Một người quản lý hiệu quả sẽ tìm cách giảm thiểu các công việc ở góc này bằng cách lập kế hoạch tốt hơn ở Góc 2.
Góc phần tư 2: Quan trọng & Không khẩn cấp (LÊN KẾ HOẠCH – SCHEDULE)
Đây là góc phần tư của sự phát triển, chiến lược và thành công bền vững. Các công việc ở đây không có hạn chót gấp rút nhưng lại cực kỳ quan trọng đối với mục tiêu cá nhân và sự nghiệp của bạn. Những người thành công nhất luôn ưu tiên dành phần lớn thời gian và năng lượng cho các hoạt động ở góc này.
- Ví dụ thực tế:
- Học một kỹ năng mới để thăng tiến (ví dụ: học về AI, phân tích dữ liệu).
- Xây dựng và duy trì các mối quan hệ quan trọng.
- Lập kế hoạch chiến lược cho quý tiếp theo.
- Tập thể dục và chăm sóc sức khỏe để duy trì năng lượng làm việc.
Đây chính là tư duy cốt lõi mà các doanh nghiệp hướng đến sự bền vững áp dụng. Chẳng hạn, thay vì liên tục “chữa cháy” các vấn đề vận hành thủ công (Góc 1), một doanh nghiệp thông minh sẽ đầu tư vào việc xây dựng một nền tảng website tự động hóa. Theo triết lý của Tini Tech, việc xây dựng một website WordPress tích hợp AI và tự động hóa là một quyết định thuộc Góc 2: nó không phải là việc “khẩn cấp” nhất trong ngày, nhưng nó tạo ra một hệ thống hiệu quả, giảm thiểu các công việc lặp lại và giải phóng nguồn lực cho các hoạt động chiến lược trong tương lai.
Góc phần tư 3: Khẩn cấp & Không quan trọng (ỦY QUYỀN – DELEGATE)
Đây là “cái bẫy bận rộn” lớn nhất. Những công việc này tạo cảm giác cấp bách, thúc giục bạn phải phản hồi ngay, nhưng lại không đóng góp nhiều vào mục tiêu dài hạn của bạn. Chúng thường là những việc làm hài lòng hoặc đáp ứng ưu tiên của người khác.
- Ví dụ thực tế:
- Trả lời hầu hết các email không mang tính chiến lược.
- Tham dự các cuộc họp không thực sự cần đến sự có mặt của bạn.
- Thực hiện các báo cáo định kỳ mà một nhân viên cấp dưới hoặc một công cụ tự động có thể làm.
- Giải pháp: Hãy học cách nói “không” một cách lịch sự, ủy quyền hiệu quả, hoặc sử dụng công nghệ để tự động hóa. Mục tiêu là giải phóng thời gian của bạn khỏi những việc này để tập trung vào Góc 2.
Góc phần tư 4: Không khẩn cấp & Không quan trọng (LOẠI BỎ – DELETE)
Đây là những hoạt động gây xao nhãng và lãng phí thời gian. Chúng không khẩn cấp, cũng không quan trọng, và việc loại bỏ chúng sẽ không gây ra hậu quả tiêu cực nào.
- Ví dụ thực tế:
- Lướt mạng xã hội vô định trong giờ làm việc.
- Sắp xếp những email quảng cáo không cần thiết.
- Tham gia vào các cuộc trò chuyện phiếm không mang lại giá trị.
- Hành động: Cần nhận diện và thẳng thắn loại bỏ những thói quen này. Đặt ra các quy tắc cho bản thân (ví dụ: chỉ kiểm tra mạng xã hội vào giờ nghỉ) để bảo vệ thời gian quý báu của mình.
Việc hiểu rõ 4 góc phần tư của ma trận Eisenhower là bước đầu tiên để giành lại quyền kiểm soát thời gian. Giờ đây, khi đã nắm được lý thuyết, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách áp dụng nó vào công việc và cuộc sống hàng ngày một cách hiệu quả nhất.
Mini-FAQ:
- Làm thế nào để phân biệt chính xác giữa “Khẩn cấp” và “Quan trọng”?
- Quan trọng: Các hoạt động gắn liền trực tiếp với mục tiêu dài hạn của bạn (cá nhân hoặc tổ chức). Hãy tự hỏi: “Việc này có giúp tôi tiến gần hơn đến mục tiêu quan trọng nhất của mình không?”
- Khẩn cấp: Các hoạt động gắn liền với một thời hạn trước mắt. Chúng thường đòi hỏi phản ứng ngay lập tức. Hãy tự hỏi: “Việc này có cần phải được giải quyết ngay bây giờ không?” Một việc có thể khẩn cấp nhưng hoàn toàn không quan trọng với bạn.
Lợi ích và cách áp dụng Ma trận Quản lý Thời gian
Vậy, áp dụng Ma trận Eisenhower như thế nào để tối ưu hóa thời gian và đạt hiệu quả cao nhất?
Áp dụng Ma trận Eisenhower giúp bạn có được sự rõ ràng, giảm căng thẳng và tập trung vào những hoạt động mang lại kết quả cao nhất. Hiểu rõ cách sử dụng ma trận eisenhower không chỉ là sắp xếp công việc, mà là thay đổi tư duy từ “bận rộn” sang “hiệu quả”, giúp bạn chủ động ưu tiên công việc một cách chiến lược. Về cơ bản, phương pháp này buộc bạn phải dừng lại, đánh giá và hành động một cách có chủ đích thay vì phản ứng theo quán tính.
Sau khi đã hiểu rõ định nghĩa ở phần trước, bước tiếp theo là biến lý thuyết thành hành động. Việc áp dụng đúng đắn sẽ mang lại những lợi ích rõ rệt, giúp bạn giành lại quyền kiểm soát quỹ thời gian của mình.
Những lợi ích cốt lõi bạn sẽ nhận được là gì?
Việc nhất quán áp dụng ma trận này không chỉ giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn, mà còn giúp bạn làm đúng việc. Dưới đây là những lợi ích ma trận quản lý thời gian mang lại:
- Tăng sự tập trung và rõ ràng: Bạn sẽ biết chính xác đâu là nhiệm vụ cần dồn tâm sức, loại bỏ sự mơ hồ và cảm giác “không biết bắt đầu từ đâu”.
- Giảm căng thẳng và kiệt sức: Bằng cách chủ động lên kế hoạch cho các công việc quan trọng (Góc 2), bạn sẽ giảm thiểu số lượng khủng hoảng bất ngờ (Góc 1), từ đó làm việc bình tĩnh và hiệu quả hơn.
- Nâng cao hiệu suất dài hạn: Bạn dành nhiều thời gian hơn cho các hoạt động mang tính chiến lược, phát triển bản thân và xây dựng nền tảng cho thành công trong tương lai, thay vì chỉ “chữa cháy” hàng ngày.
- Cải thiện kỹ năng ra quyết định và ủy quyền: Ma trận buộc bạn phải liên tục đánh giá và đưa ra quyết định: Làm, Lên lịch, Giao việc, hay Bỏ qua? Dần dần, kỹ năng này sẽ trở thành một phản xạ tự nhiên.
Hướng dẫn 4 bước áp dụng Ma trận Eisenhower vào thực tế
Để biến ma trận từ một khái niệm thành một công cụ làm việc hàng ngày, hãy tuân theo quy trình 4 bước đơn giản nhưng cực kỳ mạnh mẽ sau đây.
Bước 1: Liệt kê toàn bộ nhiệm vụ (Brain Dump)
Bắt đầu bằng cách viết ra tất cả mọi công việc, nhiệm vụ, ý tưởng đang có trong đầu bạn. Đừng phân loại hay đánh giá vội. Cứ để dòng suy nghĩ tuôn ra một cách tự nhiên.
Bước 2: Phân loại theo mức độ “Khẩn cấp” và “Quan trọng”
Đây là bước cốt lõi và cũng là bước dễ gây nhầm lẫn nhất. Hãy tự hỏi mình hai câu hỏi cho mỗi nhiệm vụ trong danh sách:
- Nó có Quan trọng không? (Does it contribute to my long-term goals?)
- Một nhiệm vụ được xem là quan trọng khi nó đóng góp trực tiếp vào các mục tiêu lớn, dài hạn của bạn (sự nghiệp, sức khỏe, các mối quan hệ, dự án cốt lõi). Nếu không làm nó, bạn sẽ đi chệch hướng hoặc không đạt được mục tiêu đã đề ra.
- Nó có Khẩn cấp không? (Does it have an immediate, pressing deadline?)
- Một nhiệm vụ được xem là khẩn cấp khi nó đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức. Thường có một hạn chót rõ ràng và hậu quả tiêu cực sẽ xảy ra nếu không được xử lý kịp thời.
Sai lầm cần tránh: Rất nhiều người nhầm lẫn giữa hai khái niệm này. Một email có gắn cờ “gấp” từ đồng nghiệp là khẩn cấp đối với họ, nhưng có thể hoàn toàn không quan trọng đối với mục tiêu của bạn. Hãy tỉnh táo để không bị cuốn vào sự ưu tiên của người khác.
Bước 3: Sắp xếp các nhiệm vụ vào 4 góc phần tư
Sau khi đã đánh giá, hãy đặt từng nhiệm vụ vào ô tương ứng trong ma trận của bạn.
- Góc 1 (Làm ngay): Khẩn cấp & Quan trọng.
- Góc 2 (Lên lịch): Không khẩn cấp & Quan trọng.
- Góc 3 (Ủy quyền): Khẩn cấp & Không quan trọng.
- Góc 4 (Loại bỏ): Không khẩn cấp & Không quan trọng.
Bước 4: Hành động theo chiến lược của từng góc
Đây là lúc bạn thực thi kế hoạch.
- Với Góc 1: Tập trung giải quyết dứt điểm.
- Với Góc 2: Đây là “vùng đất của sự phát triển”. Hãy chủ động dành ra những khoảng thời gian cố định trong lịch làm việc của bạn để thực hiện các nhiệm vụ này. Đừng đợi đến khi có thời gian rảnh, vì ngày đó sẽ không bao giờ tới.
- Với Góc 3: Hãy tìm cách ủy quyền. Việc này có thể là giao cho cấp dưới, đồng nghiệp, hoặc thậm chí là “ủy quyền cho công nghệ”. Ví dụ, thay vì tự tay làm báo cáo hàng tuần (khẩn cấp nhưng không quan trọng với vai trò quản lý), bạn có thể thiết lập một hệ thống báo cáo tự động.
- Với Góc 4: Thẳng thắn loại bỏ. Hãy can đảm xóa chúng khỏi danh sách và bảo vệ thời gian của bạn khỏi những hoạt động vô bổ này.
Theo ông Vũ Trần Chí, CEO của Tini Tech, một đơn vị chuyên về thiết kế web wordpress tích hợp AI và Automation, “việc ưu tiên nhiệm vụ cũng giống như xây dựng một website hiệu quả: bạn phải tập trung vào những tính năng cốt lõi (Góc 2) mang lại giá trị lớn nhất cho người dùng trước khi thêm vào các yếu tố phụ (Góc 3). Ma trận này chính là công cụ để xác định những ‘tính năng’ cốt lõi đó trong công việc hàng ngày.” Cách tiếp cận này nhấn mạnh việc đầu tư vào hệ thống và quy trình (Góc 2) để giảm thiểu công việc sự vụ (Góc 1 và 3) trong tương lai.
Mini-FAQ: Giải đáp các thắc mắc thường gặp
1. Làm thế nào để nói “Không” với các nhiệm vụ ở Góc 3 một cách khéo léo?
Bạn có thể trả lời: “Cảm ơn đã tin tưởng giao việc này cho tôi. Hiện tại tôi đang phải tập trung hoàn thành [Nhiệm vụ ở Góc 1 hoặc 2]. Tôi nghĩ [Tên người khác] hoặc [Một giải pháp khác] sẽ có thể hỗ trợ bạn tốt hơn ở thời điểm này.” Điều này cho thấy bạn tôn trọng yêu cầu nhưng vẫn bảo vệ được sự ưu tiên của mình.
2. Nếu mọi thứ đều có vẻ quan trọng thì sao?
Đây là dấu hiệu cho thấy mục tiêu dài hạn của bạn chưa đủ rõ ràng. Hãy lùi lại một bước và xác định 1-3 mục tiêu quan trọng nhất trong quý hoặc trong năm. Sau đó, chỉ những nhiệm vụ nào phục vụ trực tiếp cho các mục tiêu đó mới thực sự là “Quan trọng”.
3. Có công cụ nào hỗ trợ tạo Ma trận Eisenhower không?
Có, rất nhiều công cụ có thể giúp bạn.
- Đơn giản: Dùng bút và giấy, hoặc tạo một bảng 4 ô trong Google Docs/Sheets.
- Chuyên dụng: Các ứng dụng như Todoist hoặc TickTick cho phép bạn dùng nhãn (labels) và mức độ ưu tiên (priority levels) để mô phỏng ma trận. Ứng dụng Focus Matrix được thiết kế riêng cho phương pháp này.
Ai nên sử dụng Ma trận Quản lý Thời gian?
Vậy, ai sẽ nhận được lợi ích lớn nhất từ Ma trận Eisenhower?
Về cơ bản, bất kỳ ai cảm thấy bị quá tải bởi công việc và muốn kiểm soát thời gian tốt hơn đều có thể dùng ma trận này. Tuy nhiên, đây là một công cụ đặc biệt mạnh mẽ để quản lý thời gian cho người đi làm và bất kỳ ai thường xuyên phải cân bằng giữa các nhiệm vụ khẩn cấp và mục tiêu dài hạn. Sau khi đã nắm vững cách áp dụng ma trận ở phần trên, việc xác định xem nó có phù hợp với vai trò của bạn không là bước tiếp theo để tối ưu hóa hiệu quả.
Ma trận này không phân biệt chức danh, mà tập trung vào bản chất của công việc và thách thức bạn đang đối mặt.
Đối với Nhà quản lý và Lãnh đạo
Các nhà quản lý thường xuyên bị mắc kẹt giữa hai luồng công việc: giải quyết các vấn đề phát sinh hàng ngày của đội nhóm (thường là Khẩn cấp nhưng không Quan trọng với mục tiêu chiến lược của họ) và việc lập kế hoạch, định hướng dài hạn (Quan trọng nhưng không Khẩn cấp).
Đối với Sinh viên
Sinh viên phải đối mặt với áp lực từ nhiều phía: bài tập, thi cử, hoạt động ngoại khóa, và các dự án cá nhân. Ma trận Eisenhower là một công cụ cho sinh viên cực kỳ hữu ích để tránh tình trạng “nước đến chân mới nhảy” và xây dựng nền tảng vững chắc cho tương lai.
- Ví dụ thực tế: Thay vì dành cả buổi tối tham gia một sự kiện không quá quan trọng (Góc 4), một sinh viên có thể quyết định dành 2 tiếng để hoàn thành bài luận sắp đến hạn (Góc 1) và 1 tiếng để học một khóa học online về kỹ năng mềm (Góc 2).
Đối với Freelancer và Chủ doanh nghiệp nhỏ
Đây là nhóm đối tượng thường phải “đóng nhiều vai”, từ chiến lược gia, người bán hàng đến nhân viên vận hành. Ma trận giúp họ phân biệt rõ ràng giữa “làm việc trong doanh nghiệp” (các tác vụ vận hành, lặp lại) và “làm việc cho doanh nghiệp” (các hoạt động phát triển, chiến lược).
- Ví dụ thực tế: Một chủ shop online có thể nhận ra việc tự mình đóng gói từng đơn hàng (Góc 3) đang chiếm hết thời gian, khiến họ không thể nghiên cứu sản phẩm mới hay xây dựng kênh marketing (Góc 2). Quyết định thuê một nhân viên bán thời gian hoặc sử dụng dịch vụ hoàn tất đơn hàng (fulfillment) chính là một hành động ủy quyền thông minh. Tư duy này cũng tương đồng với triết lý của Tini Tech khi xây dựng các giải pháp tự động hóa: đầu tư thời gian vào việc xây dựng một hệ thống hiệu quả (Góc 2) để giảm thiểu gánh nặng vận hành thủ công trong dài hạn.
Tóm lại, nếu bạn thường xuyên cảm thấy bận rộn nhưng không hiệu quả, hoặc muốn chủ động hơn trong việc định hình tương lai thay vì chỉ phản ứng với các yêu cầu trước mắt, ma trận Eisenhower chính là công cụ bạn cần để tăng năng suất cá nhân một cách bền vững.
FAQ – Câu hỏi thường gặp về Ma trận Quản lý Thời gian
Giải đáp các thắc mắc thường gặp khi sử dụng Ma trận Eisenhower
Khi bắt đầu áp dụng một phương pháp mới, việc có những câu hỏi và băn khoăn là điều hoàn toàn tự nhiên. Mặc dù ma trận Eisenhower có vẻ đơn giản về mặt lý thuyết, việc triển khai nó vào thực tế công việc và cuộc sống hàng ngày có thể nảy sinh một số thách thức. Phần này sẽ giải đáp những câu hỏi phổ biến nhất, giúp bạn sử dụng công cụ này một cách tự tin và hiệu quả hơn.
Làm thế nào để phân biệt chính xác giữa việc ‘khẩn cấp’ và ‘quan trọng’?
Đây là kỹ năng cốt lõi và cũng là điểm dễ gây nhầm lẫn nhất khi sử dụng ma trận. Cách phân biệt tốt nhất là dựa vào mục tiêu dài hạn của bạn. Quan trọng là những việc trực tiếp đóng góp vào mục tiêu đó, trong khi khẩn cấp là những việc đòi hỏi phản ứng tức thì, thường gắn với thời hạn.
Để làm rõ hơn, hãy tự đặt hai câu hỏi sau cho mỗi nhiệm vụ:
- Để xác định tính “Quan trọng”: “Việc này có giúp tôi tiến gần hơn đến mục tiêu sự nghiệp/học tập/cá nhân quan trọng nhất của mình không?” Nếu câu trả lời là có, nó quan trọng. Nếu không, nó không quan trọng.
- Để xác định tính “Khẩn cấp”: “Việc này có cần phải được giải quyết ngay bây giờ không? Nếu không làm ngay, hậu quả tiêu cực có xảy ra tức thì không?” Nếu có, nó khẩn cấp.
Ví dụ thực tế:
- Email từ sếp với tiêu đề “GẤP”: Đây là việc khẩn cấp. Nhưng nội dung email có thể chỉ là yêu cầu một báo cáo thông thường mà bạn có thể giao cho người khác. Trong trường hợp đó, nó khẩn cấp nhưng không quan trọng với vai trò của bạn (Góc 3).
- Lên kế hoạch học một khóa về AI để thăng tiến: Việc này quan trọng vì nó phục vụ mục tiêu sự nghiệp dài hạn. Nhưng nó không có hạn chót vào ngày mai, vì vậy nó không khẩn cấp (Góc 2).
Sai lầm lớn nhất là để sự khẩn cấp của người khác quyết định mức độ quan trọng của bạn. Hãy luôn đánh giá dựa trên mục tiêu của chính mình.
Ma trận Eisenhower có nhược điểm gì không?
Có, không có công cụ nào là hoàn hảo và ma trận Eisenhower cũng có một vài hạn chế. Nhận biết được chúng sẽ giúp bạn sử dụng ma trận một cách linh hoạt và hiệu quả hơn.
- Dễ gây ra sự đánh giá chủ quan và thiếu chính xác: Việc xác định “quan trọng” hay “khẩn cấp” đôi khi mang tính cảm tính. Một nhiệm vụ có thể trông rất quan trọng hôm nay nhưng lại không còn phù hợp vào tuần sau.
- Không tính đến yếu tố thời gian và công sức: Ma trận chỉ giúp bạn ưu tiên, chứ không cho biết một nhiệm vụ ở Góc 1 (“Làm ngay”) sẽ tốn 15 phút hay 15 giờ. Điều này có thể khiến việc lập kế hoạch trong ngày trở nên khó khăn.
- Góc “Ủy quyền” không phải lúc nào cũng khả thi: Đối với sinh viên, freelancer, hay nhân viên không có cấp dưới, việc “ủy quyền” là một thách thức.
Giải pháp khắc phục:
- Kết hợp với các phương pháp khác: Sử dụng ma trận để xác định việc cần làm, sau đó dùng kỹ thuật Time Blocking để phân bổ thời gian cụ thể cho từng việc trong lịch của bạn.
- Thay thế “Ủy quyền” bằng “Tự động hóa” hoặc “Tối giản hóa”: Nếu không thể giao việc cho người khác, hãy tự hỏi: “Có công cụ nào có thể tự động hóa việc này không?” hoặc “Có cách nào để làm việc này nhanh hơn, đơn giản hơn không?”.
Có ứng dụng hoặc công cụ nào hỗ trợ tạo ma trận quản lý thời gian không?
Chắc chắn rồi. Việc sử dụng công nghệ có thể giúp bạn tạo và quản lý ma trận một cách trực quan và linh hoạt hơn. Tương tự như cách Tini Tech tích hợp AI và tự động hóa vào website để giải phóng doanh nghiệp khỏi các tác vụ thủ công, việc chọn đúng công cụ quản lý thời gian sẽ giúp bạn tự động hóa việc sắp xếp và tập trung vào những gì thực sự quan trọng.
Dưới đây là một số lựa chọn phổ biến, từ đơn giản đến chuyên dụng:
- Công cụ đơn giản:
- Giấy và bút: Cách cổ điển nhưng vẫn cực kỳ hiệu quả để bắt đầu.
- Google Sheets/Docs: Tạo một bảng đơn giản với 4 ô.
- Ứng dụng quản lý công việc (Tích hợp):
- Todoist/TickTick: Bạn có thể sử dụng hệ thống nhãn (labels) hoặc mức độ ưu tiên (priority levels) để mô phỏng 4 góc phần tư. Ví dụ: P1 cho Góc 1, P2 cho Góc 2, v.v.
- Trello/Asana: Tạo một bảng (board) với 4 danh sách (lists) tương ứng với 4 góc của ma trận và kéo thả các thẻ công việc vào đó.
- Notion: Cung cấp sự linh hoạt tối đa để bạn tự xây dựng một trang quản lý công việc theo đúng mô hình ma trận Eisenhower, thậm chí có rất nhiều mẫu (template) có sẵn từ cộng đồng.
- Ứng dụng chuyên dụng:
- Focus Matrix: Một ứng dụng được thiết kế riêng cho phương pháp Eisenhower, có sẵn trên các nền tảng của Apple.
Tôi nên xem lại ma trận của mình bao lâu một lần?
Ma trận Eisenhower không phải là một tài liệu tĩnh mà là một công cụ động, cần được xem xét và cập nhật thường xuyên để phản ánh đúng thực tế công việc của bạn. Tần suất xem lại phụ thuộc vào vai trò và nhịp độ công việc của bạn.
Dưới đây là một lịch trình gợi ý:
